Van 40 naar 4 Uur Per Week aan Documentverwerking

Een middelgroot accountantskantoor verwerkte wekelijks 400 tot 500 inkomende facturen en financiële documenten van klanten. Drie medewerkers besteedden elk gemiddeld 13 uur per week aan het handmatig inlezen, controleren en boeken van deze documenten — in totaal circa 40 uur per week. Naast de tijdsinvestering was er ook een nauwkeurigheidsprobleem: menselijke fouten bij data-invoer leidden regelmatig tot correcties, navraag bij klanten en extra werk. Het kantoor zocht naar een oplossing die zowel de efficiëntie als de nauwkeurigheid zou verbeteren.

JVW-digital ontwikkelde een intelligente documentverwerkingspipeline. Het systeem gebruikt AI om inkomende documenten te herkennen en te classificeren (factuur, bankafschrift, bon, contract), vervolgens alle relevante data te extraheren (bedrag, datum, leverancier, BTW-bedrag), en deze automatisch in te voeren in het boekhoudpakket van het kantoor. Het systeem werkt met een confidence-score: documenten waarbij de AI meer dan 95% zeker is, worden direct verwerkt. Documenten met een lagere zekerheid worden ter review aangeboden aan een medewerker, compleet met de geëxtraheerde data als voorstel. Integratie met Exact Online zorgde voor een naadloze koppeling met de bestaande werkprocessen.